“As diretrizes para esse tipo de auditoria não são novas. Foram inicialmente estabelecidas no documento IAF MD4 de 2008 "
O REFERENCIAL TÉCNICO
Antes de atribuirmos ao Corona Vírus e à Quarentena o “mérito” pela adoção das auditorias remotas há uma série de considerações que precisam ser feitas. Primeiramente as diretrizes para esse tipo de auditoria não são novas. No documento IAF MD4 de 2008 – “IAF Mandatory Document for the use of Computer Assisted Auditing Techniques (“CAAT”) for Accredited Certification of Management Systems”. Com base nesse documento foi publicada pela DICOR/CGCRE/INMETRO o documento NIT-DICOR-083 – Uso de tecnologia de informação e comunicação (TIC) para avaliação remota, em fevereiro de 2018. Você pode acessar o documento através do link na seção ‘documentos normativos’ clique no link ‘NIT-DICOR-083’.
Caso você deseje aprofundar no tema vários documentos se aplicam, dentre eles:
ABNT NBR ISO/IEC 17000:2005 Avaliação de conformidade
IAF MD 12 Principles on Remote Assessment;
ISO/IAF Auditing Practices Group - “Electronic documented information systems” - www.iso.org/tc176/ISO9001AuditingPracticesGroup;
· ISO 19011 - Guidelines for auditing management systems;
· IAF ID 12:2015 Principles on Remote Assessment (Issue 1, 23 December 2015).
IMPLICAÇÕES DA AUDITORIA REMOTA
Para garantir a segurança de todos os envolvidos o uso de tecnologias da informação e comunicação (TIC), permite garantir a continuidade dos serviços de auditoria. O uso de TIC pode incluir auditoria local (on site) e remota (fora do site).
Os Sistemas de Gestão quanto à abordagem a riscos podem precisar ser ajustados, pois a descontinuidade do negócio pode ocorrer durante pandemias e quase certo, esse risco não foi previsto. Elabore também o plano ações. Evite surpresas do auditor!
Na Auditoria Remota o auditor avalia os processos, políticas, procedimentos e o desempenho do cliente certificado em tempo real utilizando ferramentas de comunicação digital. O auditor pode entrevistar representantes da empresa por videoconferência (Skype, Zoom, MS Teams, etc.), tendo a possibilidade de analisar documentos remotamente (usando as funcionalidades de compartilhamento de tela), enquanto faz as perguntas necessárias ou esclarece dúvidas. As auditorias remotas estão disponíveis para a grande maioria dos segmentos empresariais, algumas limitações se aplicam.
Tem mais. Ninguém falou que era pouca coisa, né...
AS CERTIFICADORAS E A ELEGIBILIDADE
A maioria das Certificadoras concordou em realizar as auditorias remotas durante a crise do COVID-19 e possivelmente depois da pandemia para manter a validade do certificado e a continuidade dos negócios. Essas autorizações são concedidas usando as diretrizes IAF MD4 / MD5 sobre como conduzir auditorias remotas bem como o atendimento dos requisitos da ISO / IEC 17021-1.
A NBR ISO 19011:2018 – Diretrizes para Auditorias de Sistema de Gestão, também prevê a realização de auditorias remotas / virtuais, desde que as diretrizes sejam seguidas.
Normas como a ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 22001, 50001, 55001 e OHSAS 18001 são elegíveis para auditoria remota. Dependendo das circunstâncias a auditoria poderá ser 50% remota ou 100% remota, nesse último caso substituindo completamente a auditoria que seria realizada presencialmente em uma determinada organização. Deve-se consultar diretamente a sua Certificadora nesse caso.
As Certificadoras precisam ajustar seus procedimentos. Precisam também treinar os seus auditores antes da realização de auditorias remotas. Os seus processos devem ser auditados pela CGCRE (INMETRO) para a avaliação e aprovação dos novos procedimentos.
PLANEJAMENTO PARA TER SUCESSO
Para ter sucesso deve-se observar alguns pontos antes da realização da auditoria remota:
Preparação dos documentos que vão ser apresentados, conforme o plano de auditoria;
Ferramentas e Conectividade garantidas o que implica em internet de boa qualidade, com velocidade, compartilhamento prévio dos links de reunião, ambiente reservado para dar seguimento aos trabalhos na empresa. Seria desnecessário comentar, mas devidos a ocorrências na prática, garanta que as pessoas saibam usar o aplicativo (conectar, compartilhar tela, chat, ter caixa de som e microfone);
Disponibilidade da equipe auditada – verifique se todas as pessoas podem acessar e estão convidadas para participar da videoconferência da auditoria remota;
Segurança e confidencialidade (Firewall, antivírus, criptografia, etc.);
Gestão do tempo: A auditoria remota exige gerenciamento de tempo específico. Os eventos são conduzidos no horário e no intervalo de tempo programado. Não adiante aparecer na sala depois do horário previsto.
OS 8 PASSOS DA AUDITORIA REMOTA
Os passos da auditoria remota estão sintetizados na figura a seguir, podendo variar um pouco conforme os procedimentos de cada Certificadora:
Fonte: BV Certification. Disponível na Internet.
Concluindo o que muda bastante é método de realização da auditoria, a necessita de alteração nos procedimentos da Certificadora e uma nova dinâmica que é estabelecida para as partes envolvidas. Há redução de custos, menos deslocamento físico, economia de tempo, garantia a continuidade do negócio e prontidão.
AUDITORIA INTERNA REMOTA PODE?
Sim. A Auditoria interna remota pode ser realizada pelo seu auditor / consultor contratado. O relatório será praticamente o mesmo e ainda há o arquivo no qual a auditoria fica gravada que pode ser mantido como registro.
PODEMOS AJUDAR?
Nos últimos 20 anos a Vivid realizou muitas auditorias internas e de terceira parte (por Certificadoras). Caso precise fazer uma auditoria remota ou queira esclarecimentos fale com a Vivid! Nós podemos ajudar!
Até o próximo Blog!
[1] Paulo R. Ferreira
Docente no Ensino Superior I Consultor I Auditor Líder
Profissional atuante na indústria eletroeletrônica e de telecomunicações (fabrica / implantação de redes) por mais de 25 anos. Auditor Líder em NBR ISO 9001, PBQP-H SiAC PMQP, NBR ISO 14001, NBR ISO 45001, NB ISO 27001, NBR 15906 Registros Notariais, NBR 9050 Acessibilidade. Experiência profissional nos Estados Unidos (5 anos), Argentina (2 anos) e Angola. Docente no Ensino Superior nos Centros Universitários UNA/BH (Engenharias, Tecnólogos e Administração), UNI (Pós-Graduação em Administração/ Gestão Integrada) e Faculdade UEMG (Auditoria de RH). Graduado em Tecnologia de Gestão de RH; Pós - MBA em Gestão de Negócios; Pós - Especialista em Educação Ambiental; Pós - Docência Superior e Pós-Graduando em Engenharia da Qualidade.