Acrônimo para Plan (planejar), Do (executar), Check (verificar) and Act (agir), em inglês, o método remete à obra do filósofo francês René Descartes, Discurso do Método, de 1637. “Naquela época, a motivação de Descartes era descobrir uma forma de condução científica do pensamento humano em busca da verdade. Essa é a origem fundamental do PDCA, um método cartesiano de resolver problemas.Dentro do ambiente corporativo, o método PDCA tornou-se popular através de um estatístico americano chamado Edward Deming: no início da década de 1950, após a Segunda Guerra, o governo japonês convidou Deming a ajudar o país na reconstrução industrial no cenário do pós-guerra.Com a aplicação das técnicas de Deming, o Japão se tornou uma potência industrial e um case histórico de produtividade – e foi de lá que o mineiro Vicente Falconi, fundador da consultoria que leva seu nome, trouxe essas ideias.A grande razão de ser do PDCA é a resolução de problemas: ele é um passo a passo para o alcance de metas. O método pode ser aplicado a qualquer tipo de problema, inclusive em em situações da vida pessoal, e é base fundamental dos processos de gestão de qualquer tipo de organização.
Na parte do planejamento, é necessário dedicar tempo para analisar os dados do problema (histórico, frequência, etc) e refletir sobre quais seriam suas causas mais fundamentais, para poder pensar em ações que vão atuar sobre essas causas.
Nesse momento, cabe o brainstorming tanto sobre causas como sobre ações para atacá-las. Porém, como um brainstorming acaba gerando um número grande de possibilidades, é preciso priorizar: Quais causas são as mais impactantes no problema? Quais ações podem trazer mais resultado?
A partir daí, essas ações precisam ser colocadas em prática. De nada adianta um planejamento excelente se ele não for bem executado.
Um dos pontos principais levantados pelos consultores é a necessidade de disciplina para cumprir o que foi previsto no plano de ação. Como já disse Bernardo Hees, CEO da Kraft Heinz, em entrevista: “O sucesso não está na estratégia, está na execução”. Conforme as ações vão sendo realizadas, é preciso coletar dados sobre o resultado que elas trouxeram – e se esse resultado é inferior ou não ao que estávamos esperando.
Ciclos
Vale lembrar que essa sequência é cíclica. Ou seja, quando algo não trouxe o resultado esperado, os ajustes feitos na última etapa (Act) são novamente submetidos ao início do ciclo: planejamento, execução e checagem.
É preciso refletir sobre o que deu errado: Foi um erro de execução? De planejamento? A ação não é tão eficaz? A partir daí ciclo vai ser percorrido diversas vezes ao longo da resolução do problema, conforme diferentes ações e planos de ação vão sendo testados.
Repete-se o ciclo, passando pelas quatro etapas, até implementar um plano de ação consistente o bastante para trazer os resultados esperados.
Já em caso de sucesso no resultado, é feita a padronização do processo para garantir que boas práticas sejam repetidas. Se determinada ação deu certo e trouxe o resultado que queríamos, o melhor é garantir que ela vai continuar sendo feita, não é mesmo?
O PDCA é um método único e aplicado da mesma maneira em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu segmento. A diferença está no tamanho e na diversidade dos problemas.
Três fatores são fundamentais para que se atinja as metas na utilização do método. “Primeiro, é preciso contar com a ajuda de uma liderança atuante e de pessoas que conduzam a organização no rumo de sua visão. Também é necessário haver conhecimento técnico disponível – se a empresa é uma cervejaria, por exemplo, é preciso ter gente que entenda muito bem o negócio e o processo técnico de se fazer cerveja. Por fim, o terceiro fator essencial é de fato aplicar o conhecimento de gestão, representado em sua essência pelo PDCA.”